Baza wiedzy

Wiedza i narzędzia przydatne w codziennej pracy Animatora

Nowe źródła pieniędzy

Jak pisać wnioski - krok po kroku

fot. Marek Kowalczyk / Vistrad.pl

Spis treści

Pisanie wniosków na realizację projektów to umiejętność sama w sobie. Nie liczy się tylko na ile trafiony masz pomysł, ale również to, jak zaprezentujesz go potencjalnemu grantodawcy. Na ile jesteś wiarygodny? Czy masz plan na realizację tego projektu oraz zaangażowanie w niego zróżnicowanych grup i organizacji partnerskich? Czy przemyślałeś budżet? Na ile to, co planujesz, odpowiada celom realizowanym przez organizację udzielającą dotacji?

Poniżej prezentujemy kilka porad dotyczących pisania wniosków, w oparciu o praktyczne doświadczenie osób zajmujących się na co dzień pozyskiwaniem funduszy na projekty.

Od czego zacząć?

Zanim przystąpisz do pisania wniosku, przeanalizuj następujące kwestie:

Dokumentacja konkursowa

Przeczytaj dokładnie wszystkie dokumenty. Sprawdź jakie są kryteria dostępu, czyli dla kogo ten konkurs jest przeznaczony. Czy są jakieś ograniczenia albo warunki, które trzeba spełnić? Na co dokładnie przeznaczone są środki? Co wchodzi w ramy tzw. kosztów kwalifikowanych? Czy jest sprecyzowana grupa docelowa projektu? Za jakie elementy projektu można uzyskać dodatkową punktację?

Terminy i sposób dostarczenia wniosku

Sprawdź i zapisz termin nadsyłania/dostarczenia wniosku. Nie zostawiaj wszystkiego na ostatnią chwilę – zaplanuj czas na nieprzewidziane sytuacje albo ewentualne problemy techniczne, np. z elektronicznymi generatorami.

Załączniki

Najlepiej na samym początku sprawdzić jakiego typu załączniki są wymagane (np. statut, raporty roczne, sprawozdania finansowe, wypis z KRS czy referenceje) i odpowiednio wcześniej je przygotować. Jest to ważne, zwłaszcza jeśli są to pisma urzędowe, których nie da się załatwić „od ręki“. Sprawdź czyjego podpisu i ewentualnie pieczątki będziesz potrzebować do tego wniosku.

Kim jest Twój potencjalny grantodawca?

Zastanów się na ile Twój projekt wpisze się w działania realizowane i promowane przez fundatora oraz na jakiego typu wsparcie możesz liczyć. Zorientuj się jakiego typu projekty dostały wcześniej dofinansowanie. Organizacje przyznające dotacje bardzo często zamieszczają na swoich stronach internetowych informacje o wzceśniejszych projektach jako dobrych praktykach. Dobrze jest mieć taki punkt odniesienia.

Na czym polega wyjątkowość Twojego projektu?

Co go wyróżnia? Dlaczego warto się w niego zaangażować i go wspierać? Pamiętaj o uzasadnieniu.

Dowody na Twoją wiarygodność

Zarówno konkretne statystyki dotyczące dotychczasowo przeprowadzonych działań, jak i wsparcie wyrażone, np. w postaci listów intencyjnych, przez inne organizacje czy autorytety pomagą zbudować Twój wiarygodny wizerunek w oczach potencjalnego fundatora czy sponsora.

Przemyślany plan działań i budżet

Te dwa elementy to podstawa dobrego projektu. Zazwyczaj wszystkie najważniejsze kwestie zawarte są w pytaniach we wniosku. Dlatego bardzo ważne jest, żeby czytać te pytania ze zrozumieniem i w wyczerpujący, choć nie rozwlekły sposób, na nie odpowiadać.

Struktura wniosku

Wnioski mają zazwyczaj podobną strukturę, na którą składają się następujące elementy:

Problem 

Jaki jest punkt wyjścia? Dlaczego trzeba podjąć działanie? W ramach wstępu, opisz w jakim kontekście funkcjonuje Twój Orlik. Wspomnij o całej inicjatywie budowy Orlików i zagadnieniu sportu powszechnego. Nie musi to być wszystkim znane, a na pewno może przyciągnąć uwagę potencjalnego grantodawcy.

Cele 

W jakim kierunku zmierzasz? Co chcesz uzyskać? Na ile Twoje cele wpisują się w cele, które przyświecają grantodawcy?

Rezultaty

Co dokładnie będzie efektem działania?

Działania 

Konkretne kroki służące do realizacji celów, które przekładają się na rezultaty projektu. Na ile są to działania niestandardowe? Co decyduje o wyjątkowości Twojej propozycji? Opisz kto będzie realizował projekt w ramach zespołu oraz organizacji partnerskich.

Monitoring i ewaluacja 

W jaki sposób będziesz sprawdzać czy projekt idzie zgodnie z planem? W jaki sposób ocenisz czy udało Ci się spełnić zakładane oczekiwania?

Promocja 

W jaki sposób dotrzesz do bezpośrednich odbiorców projektu? Jak chcesz ich zaangażować? W jaki sposób nagłośnisz swoje działania?

Harmonogram 

Co i kiedy się wydarzy? Czy zaplanowałeś na to wystarczająco dużo czasu? Kto będzie odpowiedzialny za realizację kolejnych etapów projektu?

Budżet 

Ile kosztuje realizacja projektu? Ile jesteś w stanie pokryć jako wkład własny, a jakiego dofinansowania potrzebujesz?

Definicja problemu

Projekt odpowiada na konkretny problem i potrzebę. Bardzo ważne jest umiejętne opisanie dlaczego w ogóle chcesz zrealizować swój projekt.

Zastanawiając się nad definiowaniem problemu, weź pod uwagę następujące pytania:

Co jest istotą problemu?

Staraj się opisać to jak najprostszym, zwięzłym językiem, najlepiej w jednym zdaniu, np. „wzrasta liczba osób po 50-tce w Twojej miejscowości, które mają poważne problemy zdrowotne spowodowane brakiem ruchu“.

Jaki jest zasięg tego problemu? Ilu osób on dotyczy?

Tutaj bardzo przydatne są statystyki. Może uda Ci się je znaleźć, np. przy pomocy Urzędu Gminy, Miasta lub organizacji, która zajmuje się tą tematyką?

Dlaczego to jest ważne?

Bardzo ważne – nie zakładaj, że osoba, która będzie czytać Twój wniosek, zna podłoże problemu, który opisujesz. Przedstaw w jak najbardziej czytelny sposób jego wagę, powołując się na statystyki, wypowiedzi ekspertów czy przytaczając opinie samych zainteresowanych.

Jakie mogą być społeczne konsekwencje braku podjęcia inicjatywy w tej sprawie?

Opisz w jaki sposób sytuacja może się rozwinąć w przypadku narastania problemu, np. „odsetek osób wymagających dodatkowego leczenia i rehabilitacji będzie wzrastał o 7% w ciągu roku“. Dane możesz znaleźć w różnego typu raportach, wynikach badań, na stronach ministerstw czy organizacji pozarządowych.

Kto skorzysta w wyniku podjętych przez Ciebie działań? Kim są odbiorcy?

Opisz kto jest beneficjentem projektu, na czym polega wyjątkowa sytuacja tych osób. Zastanów się na czym polega wyjątkowość tych osób zarówno w wymiarze społecznym (np. są to osoby długotrwale bezrobotne), jak i lokalnym (np. żadna inna organizacja nie prowadzi działań skierowanych do tej grupy w Waszej miejscowości).

Propozycja działań

Opisz w jaki sposób Twój projekt pomoże przeciwdziałać zidentyfikowanemu problemowi.

Przedstaw co dokładnie zamierzasz zrobić

Nie używaj ogólników, np. „będziemy promować ruch wśród seniorów“ tylko, np. „wraz z lokalną gazetą przygotujemy cykl artykułów skierowanych konkretnie do osób po 50-tce“.

Z kim współpracujesz?

Napisz jakie organizacje chcą z Tobą współpracować i w jakim zakresie. Warto podkreślić zaangażowanie bezpośrednich odbiorców projektu w jego planowanie oraz wolontariuszy w jego realizację.

Co może wzmocnić skuteczność Twoich działań

Opisz kto jeszcze wesprze Cię w tym projekcie – inne organizacje, media, lokalne firmy?

Co możesz zaoferować?

Jaki masz wkład własny – lokal, sprzęt, pracę wolontariuszy? Czy masz wsparcie z innych źródeł, np. od sponsora albo samorządu? Jakie masz doświadczenie w pozyskiwaniu wsparcia rzeczowego?

Jak wygląda sukces?

Bądź konkretny. Używaj określeń dotyczących czasu oraz liczby osób, którą uda Ci się zaangażować w działania, np. „w ciągu roku chcemy dotrzeć do 100 seniorów w naszej okolicy, pokazując im proste ćwiczenia i zachęcając do regularnego korzystania z Orlika“.

Efektywność finansowa

Jakie masz dotychczasowe wyniki w zarządzaniu projektami i budżetami? Ile osób zostanie objętych projektem? Jak to się przekłada na proponowany przez Ciebie budżet?

Budżet

Budżet jest bardzo ważnym elementem całego projektu. Dobrze przemyślany budżet umożliwia skuteczną realizację zamierzeń. Najlepiej opracować go etapami:

  • Najpierw opisz projekt i wyszczególnij konkretne działania
  • Określ koszt każdego z nich – zastanów się nad elementami składającymi się np. na organizację wydarzenia, w tym: ubezpieczenie i zapewnienie bezpieczeństwa (ochrona i opieka medyczna)
  • Przemyśl aspekt wkładu własnego – sprawdź w dokumentacji konkursowej co może wejść w jego zakres. Zbierz wszystkie potencjalne opcje, np. przestrzeń i dostępny sprzęt na Orliku – spróbuj wycenić ile by to mogło kosztować w warunkach komercyjnych; wsparcie wolontariuszy – spróbuj wycenić czas ich pracy; własny wkład finansowy – np. od gminy albo od sponsora
  • Zsumuj wszystkie koszty
  • Przeanalizuj jeszcze raz podsumowanie – najlepiej skonsultuj je z kimś – taka opinia z zewnątrz może być bardzo pomocna w zidentyfikowaniu potencjalnych „dziur“
  • Wnieś konieczne poprawki i zatwierdź budżet.
Język 

  • Pisz prostym językiem, unikaj niepotrzebnie skomplikowanych sformułowań lub żargonu
  • Nie uogólniaj i nie stosuj pustosłowia, np. „dramatyczna sytuacja“, „rozpaczliwa potrzeba“
  • Unikaj słowotoku – długich wyrażeń, zdań i paragrafów
  • Odwołuj się do terminów i pojęć, które są dla grantodawcy istotne. Znajdziesz je zarówno na stronie internetowej, we wniosku oraz we wszystkich dokumentach konkursowych
  • Uzasadnij kolejne pozycje w budżecie, o które wnioskujesz. Nie pisz jednak o swoich własnych potrzebach, ale o tym jakie to będzie miało znaczenie dla odbiorców Twoich działań.
FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania

  • Czy moja organizacja może być wnioskodawcą w konkursie?
  • Ile należy złożyć oryginałów i kopii wniosku?
  • Jakie koszty są kwalifikowane?
  • Czy, w przypadku projektów partnerskich, umowa partnerska musi być załączona do wniosku?
  • Od którego momentu można realizować projekt?
  • Ile wniosków może złożyć jeden Wnioskodawca podczas jednej edycji konkursu?
  • Czy jeśli organizacja dostała już raz dofinansowanie, może otrzymać ponownie do-finansowanie na nowy projekt?
  • Czy można złożyć wniosek, który nie otrzymał dofinansowania w poprzedniej edycji konkursu?
  • Kiedy będą znane wyniki naboru projektów?
  • Ile % wynosi minimalny wkład własny?
  • Czy wkład własny do projektu może być wyższy niż 10%?
  • W jaki sposób należy dokumentować wkład własny?
  • Na jakich zasadach można dokonywać zmian w budżecie?
  • Z jaką dokładnością przedstawiać kwoty w budżecie?

Na te wszystkie pytania znajdziesz odpowiedź w ogłoszeniu konkursowym i wytycznych od grantodawcy. Jeśli jednak nie możesz znaleźć odpowiedzi albo masz dodatkowe pytania, najlepiej zadzwoń do biura fundatora, starając się porozmawiać z osobą koordynującą konkurs. Czasami grantodawcy organizują spotkania, dotyczące prowadzonych przez siebie konkursów. Dobrze jest wziąć udział w takim spotkaniu – to świetna okazja do poznania osób z organizacji przyznającej fundusze i pełniejsze zrozumienie przyświecających im celów.

Finansowanie i rozliczanie

Pamiętaj, że wypłata dofinansowania w większości przypadków podzielona jest na części. Zazwyczaj część pieniędzy można dostać na początku projektu, a resztę – po jego zakończeniu i dostarczeniu raportu ewaluacyjnego. Jeśli w umowie jest wpisany termin płatności, zazwyczaj możesz negocjować wcześniejszy termin – musisz tylko o to zapytać. Planując działania, weź jednak pod uwagę możliwe opóźnienia w płatnościach.

Rozliczanie wniosków połączone jest ze sprawozdaniem merytorycznym. Niekiedy grantodawcy udostępniają gotowe formularze do rozliczenia. Ważne jest, aby móc udokumentować wszystkie zakupy (fakturami, potwierdzeniami przelewów), dokładnie opisać wszystkie dokumenty i odpowiednio je ponumerować.

Ewaluacja

Ewaluację powinieneś zaplanować już na etapie pisania wniosku. Wtedy możesz ustalić kryteria, według których ocenisz skuteczność przeprowadzonego przez siebie działania. Ważne jest, aby pamiętać o ewaluacji w trakcie trwania projektu i na bieżąco gromadzić materiały, np. zdjęcia albo filmy video, które zilustrują kolejne etapy realizacji projektu. To bardzo dobrze przybliża atmosferę wydarzeń i pomaga grantodawcy w bardziej namacalny sposób zobaczyć efekty wsparcia, którego Ci udzielił.  

Podsumowanie

Pisanie wniosków wymaga pewnych umiejętności, ale przede wszystkim skupienia, wnikliwego czytania pytań i formułowania konkretnych odpowiedzi. Jeśli nie masz doświadczenia w pisaniu wniosków, poproś kogoś o pomoc. Każda Jednostka Samorządu Terytorialnego ma w swoim zespole osobę pełniącą funkcję pełnomocnika NGO, czyli specjalisty ds. organizacji pozarządowych. Warto nawiązać relację z taką osobą – może ona udzielać nam na bieżąco informacji o dostępnych grantach, możliwych szkoleniach czy wizytach studyjnych. O pomoc możesz poprosić też lokalną organizację pozarządową. Pracownikom takiej organizacji będzie zależało na poszerzaniu pola wspólnych działań i pozyskiwaniu kolejnych partnerów.  

I jeszcze jedna bardzo ważna uwaga. Jeśli za pierwszym, drugim czy nawet którymś razem nie otrzymasz wsparcia finansowego, nie zrażaj się. To nie musi być kwestia tego, że Twój wniosek albo projekt był słaby. Nawet osoby zajmujące się pozyskiwaniem środków zawodowo nie otrzymują każdej dotacji, o którą się starają. Przyczyny mogą być różne i najlepiej dowiedzieć się co spowodowało odrzucenie Twojego wniosku, pamiętając, aby uwzględnić tę kwestię przy kolejnej próbie.

Powodzenia!

Opracowano na podstawie rozmowy z Anną Fedas, specjalistką ds. zarządzania projektami społecznymi oraz poradnika „Jak napisać dobry wniosek?“ opracowany przez Zespół Centrum Wolontariatu w Słupsku w ramach projektu „Od pomysłu do realizacji” współfinansowanego ze środków Samorządu Województwa Pomorskiego i Gminy Miejskiej Słupsk.

Materiały do pobrania - wymagane logowanie
  • Wniosek-check-lista
Komentarze