Baza wiedzy

Wiedza i narzędzia przydatne w codziennej pracy Animatora

Wolontariat

Jak współpracować z wolontariuszami?

fot. Marek Kowalczyk / Vistrad.pl

Spis treści

Termin “wolontariat” pochodzi od łacińskiego słowa „voluntas", które oznacza wolną wolę. W języku angielskim „volunteering" oznacza zgłaszanie się na ochotnika. Wolontariat jest więc dobrowolnym, podjętym świadomie i nieodpłatnie, działaniem na rzecz innych ludzi, wykraczającym poza więzi rodzinno-koleżeńskie. Wolontariatem jest więc pomoc w zorganizowaniu festynu. Natomiast nie określimy pojęciem wolontariatu, np. zorganizowania imprezy urodzinowej dla członka naszej rodziny lub kogoś z kręgu przyjaciół.

Wolontariat sportowy łączy w sobie szeroko pojęty wolontariat oraz sport. Może on przyjąć dwie formy:

  • Krótkoterminową, np. przy okazji organizacji jakiegoś wydarzenia (pikniku rodzinnego, festynu, zawodów, czy nawet mistrzostw albo olimpiady)
  • Bezterminową, czyli tzw. wolontariat stały, polegający np. na regularnym pomaganiu w biurze, w obsłudze klubu sportowego czy administrowaniu stroną internetową albo profilem organizacji na Facebooku.

Według Ministerstwa Sportu i Turystyki, wolontariat sportowy jest obecnie jedną z najszybciej rozwijających się gałęzi wolontariatu. Coraz więcej organizacji, stowarzyszeń czy klubów poszukuje ludzi chcących wesprzeć ich działania i zaangażować się w ich rozwój. Z kolei też coraz więcej ludzi szuka sposobu na przełożenie swoich pasji i chęci pomocy innym na czynne działanie.

Sport opiera się na pracy zespołowej, wzajemnej pomocy, zaufaniu, zasadzie fair play. Te same zasady są podstawą wolontariatu. Dlatego wolontariat sportowy jest wspaniałym narzędziem do rozwijania charakterów młodych ludzi, wyposażania ich w umiejętności przydatne na całe życie, ale również – daje dużo satysfakcji dorosłym i seniorom, którzy, jako wolontariusze, mogą służyć organizacji swoją wiedzą i doświadczeniem

Jak to działa? 

Podstawą działania organizacji non profit, stowarzyszeń i fundacji, są ludzie. To oni stanowią ich największą siłę napędową. Dotyczy to zarówno pracowników, którzy są wynagradzani za swoją pracę, jak i wolontariuszy. To od ich zaangażowania, motywacji i chęci wspólnego działania zależy powodzenie podejmowanych przedsięwzięć. Poniżej prezentujemy rady dotyczące najważniejszych etapów współpracy z wolontariuszami.

Przygotowanie do współpracy z wolontariuszami 

Przede wszystkim najpierw trzeba zadać sobie pytanie jakie organizacja ma potrzeby oraz dostępne zasoby. Ta sama zasada dotyczy Orlików. Jako Animator, zastanów się:

  • Jak w tej chwili wygląda Twoja praca?
  • Jeśli na Orliku pracuje więcej niż jeden Animator, jaki jest Wasz podział zadań?
  • Na co brakuje Tobie/Wam w tej chwili czasu?
  • A może myślisz o jakichś działaniach, na których jeszcze się nie znasz, np. dotyczących promocji, prowadzenia strony internetowej albo księgowości?
  • Jakiego typu pomocy/wsparcia potrzebujesz?

Często zdarza się, że organizacje nie do końca wiedzą dlaczego właściwie zapraszają do współpracy wolontariuszy. Aby uniknąć takiej sytuacji, zastanów się najpierw jakiego typu konkretne zadania chciałbyś takiej osobie powierzyć. Na tym etapie pomyśl również czy wystarczy Ci pomoc jednej czy może potrzebujesz kilku osób oraz w jakim zakresie czasu. Znając odpowiedzi na te wszystkie pytania, będziesz mógł określić typ kompetencji przyszłego wolontariusza. Niekiedy w działaniach wolontariackich nie jest wymagane właściwie żadne doświadczenie, ale obecnie coraz częściej poszukiwane są osoby o bardziej określonych umiejętnościach czy cechach charakteru. Na tym etapie warto, żebyś zapoznał się z regulacjami formalno-prawnymi dotyczącymi współpracy z wolontariuszami. Podstawą jest Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz przepisy dotyczącymi bezpieczeństwa, ubezpieczeń oraz higieny pracy. To da Ci pełniejszy obraz wszystkich możliwych kosztów związanych zaangażowaniem wolontariusza (bo takie koszty oczywiście są!). O podstawowych aspektach formalno-prawnych współpracy z wolontariuszami piszemy w osobnym artykule w tym dziale.

Niezależnie też od tego jak duża jest organizacja, ważne jest, aby jasno określić kto będzie odpowiedzialny z kontakty z wolontariuszami jako koordynator ich pracy. To w dużym stopniu ułatwi Wam codzienną współpracę.

Gdzie i jak szukać wolontariuszy?

Kiedy już wiesz kogo i na ile czasu potrzebujesz, możesz przystąpić do rozpoczęcia poszukiwań. Najlepiej zacznij od tych, którzy już pojawiają się na Orliku. Porozmawiaj z nimi i opowiedz im o swoich planach. Nawet jeśli oni sami nie mają możliwości włączenia się w działania, może ktoś z ich rodziny albo otoczenia będzie zainteresowany? Myśląc o bardziej konkretnych grupach, osoby starsze spotkasz pewnie w bibliotece, klubie seniora albo na uniwersytecie trzeciego wieku. Z kolei młodzież i dzieci – w szkole, na uczelni i oczywiście w Internecie. Ich rodziców – w szkołach, sklepach albo w miejscach pracy pracy.

Bardzo pomocne może okazać się nawiązanie relacji z organizacjami pozarządowymi czy nawet Centrami Wolontariatu, jeśli takie istnieją w Twojej okolicy. Takie organizacje same bardzo często korzystają ze wsparcia wolontariuszy i są jednocześnie zainteresowane umożliwianiem pracy na zasadzie wolontariatu swoim członkom czy grupom, z którymi współpracują. Stowarzyszenia czy fundacje działające, np. w celu aktywizacji młodzieży, osób niepełnosprawnych czy bezrobotnych, chętnie zaangażują się w działania, które odnoszą się bezpośrednio do ich beneficjentów.

Pamiętaj też, że ludziom zazwyczaj łatwiej jest zaangażować się w coś, kiedy są w grupie. W sytuacji, gdy potrzebujesz większej liczby wolontariuszy, np. na zawody sportowe albo festyn, warto zachęcać do przybycia ze znajomymi. Dzięki temu szybciej zbierzesz większy zespół, a sami wolontariusze będą się czuli pewniej.

Ważnym narzędziem w promocji organizacji jest Internet. Warto z niego korzystać, choć pamiętając, że nie wszyscy mają do niego dostęp. Informacje o chęci podjęcia współpracy z wolontariuszami warto umieścić zarówno na stronie internetowej, jak i w portalach społecznościowych. W ten sposób umożliwisz szybsze rozprzestrzenienie się informacji o potrzebach Twojej organizacji. Możesz też wysłać maila w tej sprawie do osób w swojej bazie danych. Inną opcją są również sportowe portale internetowe, dzięki którym możesz promować działalność swojej organizacji oraz nawiązać kontakt z innymi, podobnymi organizacjami w regionie albo w całym kraju.

Kim są wolontariusze?

Jednym z dominujących stereotypów jest przekonanie, że wolontariusz to osoba młoda, najczęściej mężczyzna. Ta grupa jest jednak o wiele bardziej zróżnicowana. W przypadku wolontariatu sportowego, mogą to być zarówno rodzice albo dziadkowie dzieci przychodzących na Orlik, jak również byli sportowcy, którzy w wolontariacie odnajdują sposób na kontynuowanie swojej pasji i dzielenie się doświadczeniem z innymi. Możesz angażować młodzież, która w ten sposób będzie rozwijała swoje prospołeczne nastawienie. A może ktoś w ramach realizacji pasji prospołecznych będzie Ci służył poradą z zakresu księgowości, prawa albo pomoże w zaprojektowaniu i kolportowaniu materiałów promocyjnych?

Coraz więcej firm rozwija inicjatywy wolontariatu pracowniczego. Firmy umożliwiają w ten sposób pracownikom podjęcie działań w organizacjach pozarządowych w ramach czasu pracy. Wiąże się to z tzw. społeczną odpowiedzialnością biznesu (ang. Corporate Social Responsibility), poprzez którą przedsiębiorstwa chcą angażować się w działania prospołeczne. Nawiązanie kontaktu z lokalnym biznesem, zarówno tym większym, jak i mniejszym, może zaowocować pozytywną współpracą. Korzyści są wielostronne: Orlik zyskuje wsparcie kompetentnej osoby, pracownik ma satysfakcję, że robi coś dla swojej społeczności, natomiast pracodawca – ma spełnionego, zadowolonego pracownika oraz buduje wizerunek firmy odpowiedzialnej społecznie.

Jak powinna wyglądać oferta pracy dla wolontariuszy?

Dobrze przygotowana oferta pomoże Ci w sprecyzowany sposób określić kogo szukasz, a potencjalnym kandydatom lepiej zrozumieć czego mogą się spodziewać po współpracy z Tobą.

Według wskazań Ministerstwa Sportu i Turystyki, ogłoszenie powinno zawierać: 

  • Opis projektu lub wydarzenia, w ramach którego będą potrzebni wolontariusze
  • Opis stanowisk(a), czyli poszczególnych zadań, które będzie wykonywał wolontariusz
  • Listę kompetencji wymaganych od wolontariusza (np. znajomość języka obcego)
  • Minimalną dostępność czasową wymaganą od wolontariusza
  • Opis świadczeń, które otrzymają wolontariusze od organizacji w zamian  za poświęcony czas
  • Informacje dotyczące sposobu zgłaszania się oraz opis procesu rekrutacyjnego
  • Formularz zgłoszeniowy
  • Kontakt do osoby odpowiedzialnej za proces rekrutacyjny.

Bardzo ważne jest odpowiednie opisanie zakresu obowiązków wolontariusza. Chodzi tu o zarządzanie oczekiwaniami potencjalnych wolontariuszy. Jeśli poszukujesz osoby do pracy biurowej, ogłoszenie nie powinno obiecywać możliwości aktywnej realizacji pasji sportowej. To może prowadzić do późniejszego rozczarowania. Ale też nie oznacza, że taka praca nie będzie atrakcyjna. Może np. osoba bezrobotna albo samotny emeryt będą zainteresowani współpracą, żeby zająć swój czas, nauczyć się czegoś nowego i poznać nowych ludzi?

Proces rekturacji

W zależności od tego jak skomplikowany jest projekt, możesz wybrać różne formy rekrutacji. W niektórych przypadkach wystarczą zgłoszenia przesłane na maila albo przedstawione w rozmowach telefonicznych czy w bezpośrednich rozmowach. Możesz pomyśleć o przeprowadzeniu rozmowy z osobą zainteresowaną współpracą z Tobą jako wolontariusz, aby lepiej zrozumieć jej motywacje i oczekiwania. W sytuacji kiedy masz do czynienia z bardziej skomplikowanym projektem, możliwe, że będziesz potrzebował formularza zgłoszeniowego oraz rozmowy kwalifikacyjnej.

Bardzo ważna w całym procesie jest komunikacja. Na każdym etapie powinieneś informować potencjalnych wolontariuszy o rozwoju sytuacji. Nawet jeśli ktoś nie zostanie zakwalifikowany, poinformuj go o tym, podziękuj za zainteresowanie i wspomnij, że będziesz w kontakcie przy kolejnych, podobnych wydarzeniach.

Możesz również zorganizować spotkanie z osobami zainteresowanymi współpracą, gdzie przedstawisz sposób działania swojej organizacji, a przy okazji będziesz miał możliwość poznać potencjalnych wolontariuszy. 

Rekrutacja kończy się zawarciem porozumienia pomiędzy wolontariuszem a organizacją. Porozumienie może być pisemne lub ustne, w przypadku współpracy krótszej niż 30 dni. W tym momencie ważnym zadaniem organizacji jest sprawne wprowadzenie wolontariusza do zespołu i wdrożenie go w wyznaczone zadania. 

Początki współpracy

Bardzo ważne jest, aby wolontariusz poczuł się jak pełnoprawny członek zespołu. Przedstaw go wszystkim współpracownikom, opowiedz czym oni się zajmują i jaka będzie rola wolontariusza, pokaż wszystkie przestrzenie, w ktorych będzie się poruszał. Na tym etapie możesz przeprowadzić potrzebne szkolenia – czy to dotyczące bieżącego sposobu funkcjonowania organizacji, czy np. konkretnej dyscypliny sportu albo przygotowywanego wydarzenia.

Szkolenia to ważny element, który może się okazać bardzo cenny dla wolontariusza. Osoba, której zależy na samorozwoju będzie do nich entuzjastycznie nastawiona. Natomiast dla organizacji korzyścią będzie praca realizowana przez wolontariusza na wyżyszym, bardziej profesjonalnym poziomie.

Zasady współpracy

To, że wolontariusz pracuje nieodpłatnie, nie oznacza, że jego praca jest mniej warta niż czas pobierających wynagrodzenie pracowników. Wręcz przeciwnie! Taka osoba poświęca swój czas, aby wspierać działania, które uważa za słuszne, rozwijające, które ją interesują. Wolontariat nie jest zupełnie bezinteresowny. Zarówno organizacja, jak i wolontariusz, czerpią z takiej relacji korzyści. Dla wolontariusza to możliwość realizacji swoich pasji poza pracą zawodową czy szkołą, możliwość nauki, samorozwoju czy zapełnienia wolnego czasu. W zamian za docenienie i szacunek, taka osoba będzie chciała pozostać jak najdłużej zaangażowana w działania danej organizacji.

W przypadku jeśli mamy do czynienia z większą organizacją czy liczbą wolontariuszy, ich praca powinna podlegać koordynatorowi. Taka osoba jest odpowiedzialna za zarządzanie procesem współpracy oraz integrację wolontariuszy z pracownikami. Warto w takiej sytuacji pomyśleć o zorganizowaniu powitalnego spotkania, na którym wszyscy mogą się poznać.

Koordynator jest pierwszą osobą do kontaktu dla wolontariuszy. To osoba, do której wolontariusze mogą zwrócić się z pytaniami, wątpliwościami, potrzebami czy problemami. W wielu przypadkach koordynatorzy to osoby z doświadczeniem, odgrywające w jakiś sposób rolę mentora dla wolontariuszy.

We współpracy z wolontariuszami, tak jak z pracownikami, bardzo ważna jest komunikacja. Warto na bieżąco monitorować co przebiega zgodnie z planem, a co warto by było zmienić. Z kolei wolontariusz sam może mieć też obserwacje dotyczące systemu funkcjonowania organizacji i pomysły jego usprawnienia. Wysłuchanie go, jako głosu z zewnątrz, może być bardzo cenne. 

Motywacja

Podtrzymywanie wysokiego poziomu motywacji wolontariuszy jest niezwykle ważne. Składają się na niego m.in.

  • Docenienie – jako jeden z motorów motywacji w pracy, zarówno dla pracowników, jak i wolontariuszy.
  • Wyznaczenie jasno sprecyzowanego celu - pomaga w lepszym zrozumieniu charakteru zadania i określeniu na ile zostało ono zrealizowane.
  • Dzielenie się wynikami wspólnej pracy - pomaga w zrozumieniu jaką wartość ma dla organizacji wkład wnoszony przez wolontariuszy.
  • Okazanie wdzięczności i uznania – można to zrobić na wiele różnych sposobów, ale samo słowo “dziękuję” nic nie kosztuje, a ma ogromną wartość.
Zakończenie współpracy

Kiedy współpraca z wolontariuszami dobiega końca, nachodzi czas ogólnego podsumowania, podziękowania oraz wydania odpowiednich zaświadczeń i referencji. Nawet jeśli jest to intensywny czas, np. po organizacji dużego wydarzenia, trzeba pamiętać o odpowiednim podziękowaniu wolontariuszom, aby w przyszłości obie strony były otwarte na współpracę.

Wolontariusze to często niezwykli ludzie, którzy czerpią satysfakcję z pomagania innym. Nawet jeśli taka osoba kończy współpracę z organizacją, może nadal być jej nieoficjalnym ambasadorem na zewnątrz. Warto więc podtrzymywać z nią kontakt i zapraszać na kolejne wydarzenia, również w charakterze gościa.

Opracowano na podstawie materiałów Ministerstwa Sportu i Turystyki http://www.msport.gov.pl/wolontariat-sportowy

Więcej informacji na temat wolontariatu:

Komentarze