Baza wiedzy

Wiedza i narzędzia przydatne w codziennej pracy Animatora

Promocja

Jak zorganizować imprezę sportową - krok po kroku

fot. Marek Kowalczyk / Vistrad.pl

Spis treści

Każde wydarzenie sportowe jest inne, ale proces organizacji jest podobny. Podstawą sukcesu jest dobre planowanie. Dlatego przygotowaliśmy prosty przewodnik krok po kroku oraz przydatne narzędzia. Pozwalają one ten proces uporządkować i skutecznie nim zarządzać, tak aby organizowana przez Ciebie impreza odniosła możliwie jak największy sukces.

Krok 1: Przedyskutuj pomysł

Kiedy pojawia się pomysł na zorganizowanie wydarzenia, warto zadać sobie kilka podstawowych pytań. Przede wszystkim, zastanów się jaki jest cel wydarzenia - dlaczego chcesz je zorganizować? Aby promować daną dyscyplinę sportu? A może swoją gminę lub powiat? Aby promować zdrowy styl życia i postawy prospołeczne? Albo wypełnić czas wolny dzieci i młodzieży?

Kolejne pytania, które pomogą Ci w wypracowaniu konkretnej propozycji:

  • Jaką formę będzie miała ta impreza? Czy to będą zawody lekkoatletyczne, turniej piłki ręcznej lub nożnej? A może wydarzenie angażujące całe rodziny lub skierowane do konkretnej grupy wiekowej dzieci albo kobiet lub seniorów?
  • Czy w Twoim mieście / gminie jest możliwe zorganizowanie takiej imprezy? Od kogo jest to zależne? Z kim warto porozmawiać?
  • Czy impreza ma obejmować obszar jednego albo kilku Orlików? Jednej czy większej liczby gmin?
  • Co na to Twoje koleżanki i koledzy z Orlika / szkoły / MOSiRu?
  • Jakimi zasobami w tej chwili dysponujesz?
  • Czy potrzebujesz sponsorów? Gdzie ich znajdziesz?
  • Gdzie znajdziesz potencjalnych zawodników / uczestników i kibiców?
Krok 2: Pozyskaj partnerów i zbierz zespół organizacyjny

Kiedy już wiesz co chcesz zorganizować, zastanów się czy potrzebujesz jakiegoś wsparcia i kto może Ci w tym pomóc. Czy będzie to urząd gminy, szkoła, firmy istniejące w Twojej miejscowości? A może lokalna organizacja pozarządowa? Pozyskanie wsparcia partnerów pomaga zwiększyć skalę, jak również podnieść rangę i nagłośnić imprezę. Patronat znanej osoby również dodatkowo przyciąga uwagę.

Kolejnym krokiem jest zwołanie zespołu organizacyjnego. Przy niedużych imprezach będą to pojedyncze osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań, np. Animatorzy pracujący na Orliku oraz wolontariusze. Bardzo ważne na tym etapie jest jasne określenie ról i rozdzielenie zadań dla członków zespołu. Jedna osoba powinna zostać wybrana na lidera projektu. W zależności od tego ile masz czasu na zorganizowanie wydarzenia oraz jaka jest jego skala, regularne spotkania, na których aktualizowany jest status przygotowań oraz dyskutowane ewentualne trudności, pomagają utrzymać dobrą komunikację w zespole.

Organizacja wydarzenia to idealna okazja do zaangażowania wolontariuszy w działania na Orliku i stworzenie relacji, która może przerodzić się w długotrwałą współpracę. O tym jak pracować z wolontariuszami możesz przeczytać tutaj.

Krok 3: Zaplanuj

Rozpisz wszystkie elementy wydarzenia i określ czas realizacji. Taki plan można w prosty sposób przygotować np. w Excelu albo w formie tabelki. Przykład znajdziesz w Materiałach do pobrania poniżej.

Przy planowaniu wydarzenia przemyśl:

  • kwestie sportowe – opracowanie regulaminu turnieju czy zawodów, określenie zasad uczestnictwa, zapewnienie sędziów, przeprowadzenie kontroli obiektów i sprzętów sportowych, przeprowadzenie zawodów i ogłoszenie wyników
  • logistyka – ewentualne przejazdy, noclegi i wyżywienie; napoje i wyżywienie w dniu imprezy; warto się zorientować czy ktoś z uczestników ma alergie pokarmowe albo jest wegetarianinem (to często pomijana sprawa, ale dla tych osób bardzo ważna) - wystarczy w formularzu zgłoszeniowym uwzględnić taką opcję do zaznaczenia albo poprosić o kontakt z organizatorem
  • przygotowanie obiektów sportowych i sprzętów do zawodów – upewnij się, że obiekt spełnia wymagane normy, a sprzęt posiada atesty
  • promocja wydarzenia – nagłośnienie imprezy, zapewnienie publiczności i w miarę możliwości wzmianki w lokalnych mediach (najlepiej przed i po imprezie)
  • bezpieczeństwo – zagwarantowanie sprawności zabezpieczeń przeciwpożarowych, medycznych, sanitarnych; pomyśl również o ubezpieczeniu
  • przeprowadzenie wydarzenia – zaplanowanie i przeprowadzenie całej imprezy, wraz z jej otwarciem i zamknięciem, odpowiednie przyjęcie ważnych gości, określenie sposobu wręczania nagród - najlepiej w takim przypadku sprawdza się scenariusz wydarzenia, w którym krok po kroku rozpisujesz kolejne elementy programu
  • finansowe – znalezienie sponsorów, kalkulacja kosztów, ustalenie wymogów dla niezbędnej dokumentacji finansowej, sporządzenie końcowego sprawozdania finansowego.
Krok 4: Przemyśl budżet

Ważna sprawa, którą organizator musi rozstrzygnąć to zasada finansowania imprezy. Informacja o wysokości kosztów udziału w wydarzeniu jest istotna nie tylko dla uczestników, ale także dla rodziców, opiekunów czy sekcji i klubów sportowych podejmujących decyzję o udziale w zawodach. Informacja taka powinna więc być rzetelna i konkretna.

Istnieją trzy sposoby finansowania udziału w wydarzeniach sportowych:

  • uczestnictwo bezpłatne na koszt organizatorów
  • uczestnicy ponoszą wszelkie koszty udziału w zawodach
  • zarówno uczestnicy, jak i organizatorzy, ponoszą określone koszty udziału.

Przy odpłatności za udział w zawodach, należy szczegółowo podać co wchodzi w zakres ponoszonej opłaty. Nie zapomnij poinformować o sposobie i terminie wpłaty za uczestnictwo oraz określić kiedy i w jaki sposób opłata będzie zwracana w przypadku rezygnacji z udziału w zawodach. Jeśli uczestnicy i organizatorzy ponoszą koszty wspólnie, trzeba określić w regulaminie, jaki rodzaj kosztów pokrywają uczestnicy. Lepiej unikaj sformułowania „wszelkie koszty udziału w zawodach pokrywają organizatorzy”. To może prowadzić do późniejszych nieporozumień. Regulacji wymagają też koszty pobytu osób towarzyszących.

Odnosząc się do planu wydarzenia, przeanalizuj kolejne jego punkty, określając koszty związane z ich realizacją. Pomyśl czy trzeba zakupić sprzęt albo stroje? Czy sędzia weźmie honorarium? Jakie mogą być koszty przeprowadzenia wydarzenia, w tym np. zapewnienia napojów podczas zawodów? Pomyśl też o ubezpieczeniu. Pamiętaj, że wiele z tych kosztów można zminimalizować podejmując współpracę ze sponsorami i partnerami.

Przykładowy schemat kosztorysu wydarzenia znajduje się w Materiałach do pobrania poniżej.

Krok 5: Pozyskaj sponsora

Sponsorem może być każda firma, instytucja czy indywidualny darczyńca (osoba fizyczna). W przypadku działalności sportowej, najczęściej w takiej roli skłonne są występować dobrze prosperujące przedsiębiorstwa, firmy ubezpieczeniowe i banki. Mogą to być również lokalne przedsiębiorstwa, np. sklep spożywczy, piekarnia, sklep ogrodniczy czy sportowy.

Jak to wygląda w praktyce? Na ogół firmy, które decydują się zasponsorować imprezę, oczekują, by w zamian na wszystkich zaproszeniach, biletach czy plakatach wydrukować ich logo lub, by na sali, czy boisku zawisły ich banery reklamowe. Niekiedy może to być też umieszczenie logo sponsora na trybunach albo siedziskach. Wspomnienie o sponsorze przy powitaniu gości i uczestników wydarzenia, jest również ważnym elementem ich promocji.

O tym jak pracować ze sponsorami piszemy bardziej szczegółowo tutaj. Znajdziesz tam również przykład umowy ze sponsorem.

Krok 6: Zadbaj o bezpieczeństwo

Wszystkie imprezy sportowe od najmniejszej do największej muszą zapewniać bezpieczeństwo, porządek i opiekę medyczną zarówno zawodnikom, jak i kibicom.Reguluje to Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 r. Według ustawy imprezą masową jest impreza sportowa, artystyczna lub rozrywkowa, na którejmoże być obecnych – w przypadku stadionu, innego obiektu nie będącego budynkiem lubterenu umożliwiającego przeprowadzenie imprezy masowej – nie mniej niż 1000 osób,a w przypadku hali sportowej lub innego budynku umożliwiającego przeprowadzenieimprezy masowej – nie mniej niż 300 osób. Imprezy masowe wymagają dodatkowych zezwoleń, o których jest mowa w ustawie.

W świetle wspomnianej ustawy, w przypadku imprez sportowych, imprezami masowymi NIE są m.in.:

  • wydarzenia organizowane w szkołach i placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami i placówkami
  • imprezy organizowane w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży
  • wydarzenia organizowane dla sportowców niepełnosprawnych
  • imprezy sportu powszechnego o charakterze rekreacji ruchowej, ogólnodostępnym i nieodpłatnym, organizowanych na terenie otwartym
  • wydarzenia zamknięte organizowane przez pracodawców dla ich pracowników – jeżeli rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu, gdzie ma się ona odbyć.

W przypadku Orlika, większość imprez nie będzie więc traktowana jako impreza masowa. Myśląc o bezpieczeństwie organizowanego wydarzenia, powinieneś jednak wziąć pod uwagę:

  • zaplecze medyczne – ratownik z apteczką albo, w przypadku większych imprez, karetka pogotowia
  • jasne określenie procedur przeciwpożarowych
  • wyraźne określenie zasad bezpiecznego uczestnictwa w wydarzeniu, np. zakaz wnoszenia alkoholu oraz palenia papierosów na terenie Orlika (choć na pewno taki zapis znajduje się już w regulaminie Orlika)
  • w przypadku większych imprez – zadbanie o służbę porządkową / ochronę
  • zadbanie o informację dla uczestników – tutaj bardzo pomocni mogą się okazać wolontariusze.

W przypadku osób niepełnoletnich, zgodę na uczestnictwo dzieci muszą wyrazić rodzice. Wszystkie informacje dotyczące bezpieczeństwa i wzajemnych zobowiązań organizatora oraz uczestników powinny zostać zawarte w regulaminie.

Krok 7: Ustal regulamin

Regulamin stanowi podstawę organizowanego wydarzenia. Przygotowując regulamin, np. zawodów, powinniśmy, w miarę możliwości, zaspokoić oczekiwania wszystkich potencjalnych odbiorców. Sędziowie są zainteresowani zasadami i regułami walki sportowej, zawodnicy nagrodami i tytułami, a widzowie - programem zawodów oraz imprezami dodatkowymi. Treść i zawartość regulaminu zależy od wielu czynników – inny zakres będzie posiadał regulamin imprezy rodzinnej, zawodów szkolnych, międzyklasowych, czy kolonijnych, a inny – rozgrywek ligowych.

Główne elementy regulaminu to:

  • cel wydarzenia
  • miejsce i termin imprezy
  • informacje o organizatorze imprezy, partnerach i o sponsorach
  • program imprezy (np. dyscypliny, konkurencje, system rozgrywek) – w przypadku zawodów należy także przygotować program minutowy
  • zasady i warunki uczestnictwa (kto może startować, dokumenty, jakie są wymagane do startu w zawodach, warunek wzięcia udziału w wydarzeniu dzieci)
  • system eliminacji.

W ramach współzawodnictwa sportowego można wyróżnić sześć podstawowych rodzajów rywalizacji:

  • każdy z każdym, stosowany np. w zawodach ligowych, przeważnie dwa razy – mecz i rewanż
  • pucharowy, gdzie przegrywający odpada
  • punktowy, gdzie rezultat ocenia się w punktach i na tej podstawie decyduje miejscu zajętym przez zawodnika
  • australijski, gdzie ostatni w wyznaczonej rundzie odpada, a pozostali „ścigają się” nadal
  • pierwszeństwa przestrzennego, gdzie zwycięzca uzyskał najlepszy czas, pokonał w rzucie lub skoku największą odległość, czy wysokość
  • systemy mieszane, będące połączeniem zasad dwóch lub więcej rodzajów rozgrywek.

Zawody mogą być „zamknięte” (tylko dla uprawnionych) lub „otwarte" (prawo startu dla każdego dopuszczonego przez lekarza). Regulaminy szczegółowo określają kryteria uprawnień, które mogą być różnorodne (w jednych startują tylko amatorzy, w innych tylko sklasyfikowani).

Zwycięzcy na pewno oczekują na koniec zawodów nagrody. W zależności od rodzaju imprezy, tytuł zwycięzcy powinien być potwierdzony medalem i dyplomem, czy nawet pucharem. Dobrze widziane są oczywiście nagrody finansowe i rzeczowe. O ufundowanie pucharów i nagród poproś np. lokalną firmę, która może wystąpić w roli sponsora.

Krok 8: Ubezpieczenie

Ubezpieczenie OC?

Jeśli organizowana przez Ciebie impreza nie jest imprezą masową, to jako organizator nie masz obowiązku zawarcia ubezpieczenia OC. Warto to jednak przemyśleć i zawrzeć dobrowolne ubezpieczenie OC na zasadach ogólnych, ponieważ konsekwencje braku takiego ubezpieczenia, w przypadku poniesienia szkody przez jakiegoś uczestnika, są bardzo poważne.

Jako organizator imprezy – odpowiadasz za wszystko, co podczas jej trwania może się wydarzyć. Jeśli nie masz ubezpieczenia OC, a będzie stwierdzona odpowiedzialność cywilna organizatora (reprezentowanego np. przez stowarzyszenie albo fundację), to będziesz musiał zaspokoić roszczenia pokrzywdzonych z własnych środków. Nie musi tu chodzić od razu o poważne wypadki z dużymi konsekwencjami. Często są to z pozoru drobne sytuacje.

PRZYKŁAD: Uczestnik wydarzenia zaczepił nogą o stopień, przewrócił się i skręcił nogę. W konsekwencji tego zdarzenia, był na zwolnieniu lekarskim, poniósł dodatkowe koszty leczenia, a później okazało się, że noga mimo leczenia jest niesprawna. Uczestnik doznał więc krzywdy w wyniku zupełnie niepozornego zdarzenia. Jeśli jest świadomy swoich praw, jest duża szansa, że będzie dowodził, że to organizator, czyli Ty, nie zabezpieczył odpowiednio terenu imprezy i dlatego doszło do wypadku. Jeśli w toku postępowania sądowego faktycznie znajdzie to potwierdzenie, wówczas organizator będzie zobowiązany do zaspokojenia uzasadnionych roszczeń poszkodowanego. Może to być zadośćuczynienie za doznaną krzywdę, wyrównanie utraconych w okresie zwolnienia zarobków, pokrycie kosztów leczenia itp.Tak więc z pozoru niegroźnie wyglądające zdarzenie może mieć dla organizatora dotkliwe konsekwencje finansowe.

Ubezpieczenie NNW?

Czy warto zawierać umowę ubezpieczenia NNW, jeśli masz już ubezpieczenie OC? Warto, ponieważ jest to dodatkowa ochrona uczestników imprezy. Możesz zawrzeć ubezpieczenie zbiorowe NNW, w którym nie musisz wskazywać uczestników z imienia i nazwiska. Wystarczy dookreślić grupę osób ubezpieczonych i podać szacowaną ich liczbę.

Koszt takiego ubezpieczenia nie musi być wysoki. Ponieważ różnice w ofertach firm ubezpieczeniowych są dość duże, warto porównać różne oferty (pomiędzy konkretnymi firmami to może być nawet różnica kilkuset złotych). Koszt zależy przede wszystkim od umówionej sumy ubezpieczenia, liczby uczestników, czasu trwania oraz charakteru imprezy.

Pamiętaj więc, że warto przewidzieć ubezpieczenie NNW – podobnie jak koszt ubezpieczenia OC – w budżecie projektu, jeśli jego zorganizowanie ma być dofinansowane z dotacji, np. od miasta, gminy lub przez innego sponsora. 

Krok 9: Promocja

Zarówno dla samych zawodników, jak i organizatorów imprez sportowych ważne jest, aby na trybunach sportowych zasiadało jak najwięcej widzów. To tworzy prawdziwą atmosferę wydarzenia.

Ale jak promować imprezy o małej randze?Pomyśl o tym jak możesz skorzystać z sieci kontaktów, które już masz. Na pewno bardzo dobrze sprawdza się bezpośredni kontakt i tzw. marketing szeptany. Namawiaj przyjaciół, znajomych, użytkowników Orlika, aby mówiliinnym o planowanym przez Ciebie wydarzeniu czy zawodach. Każda z tych osób może przciągnąć kilka kolejnych!

Pomyśl w jaki sposób możesz dotrzeć do swojej grupy docelowej. Jeśli organizujesz imprezę dla kobiet, może warto poprosić o pomoc w jej promocji lokalny salon fryzjersko-kosmetyczny, centrum fitnessu albo zaprzyjaźniony sklep? Imprezę dla rodzin? Pomyśl o szkole, urzędzie, parafii, kawiarni czy warzywniaku. A może uda Ci się przekonać lokalną gazetę do umieszczenia ogłoszenia o wydarzeniu bezpłatnie? O współpracy z mediami piszemy bardziej szczegółowo tutaj.

Oprócz informacji na stronie internetowej czy tablicy ogłoszeń na Orliku, dobrze jest wydrukować choć kilka plakatów czy ulotek. Jeśli nie masz dostępu do drukarki, pomyśl kogo możesz o pomoc poprosić. Może lokalne stowrzyszenie będzie chciało Ci pomóc w działaniach promocyjnych? Albo szkoła lub gmina? Tym instytucjom, tak jak Tobie, zależy na jak najlepszym funkcjonowaniu Orlika dla lokalnej społeczności. 

Krok 10: Akcja! Realizacja wydarzenia

Bardzo ważnym punktem każdej imprezy sportowej jest jej rozpoczęcie i zakończenie. Powinny być one szczegółowo opisane w scenariuszu imprezy. W zależności od typu wydarzenia, które organizujesz, powinieneś pamiętać o powitaniu uczestników i ważnych gości (najlepiej wypisać ich na liście, żeby potem o nikim nie zapomnieć), dopilnowaniu wydania przez komisję sędziowską komunikatu końcowego z wynikami zawodów oraz uroczystym wręczeniu medali i dyplomów. Jeśli jest taka możliwość, pomyśl o  zaangażowaniu kogoś do poprowadzenia wydarzenia. Powinna to być osoba elokwentna, z dużym poczuciem humoru, o dobrym głosie, potrafiąca zapanować nad publicznością i cały czas trzymać ją w napięciu. Na pewno znasz ludzi, którzy są duszą towarzystwa i potrafią skupić uwagę innych. Dla nich taka propozycja będzie wyróżnieniem i na pewno z chęcią zgodzą się przyjąć na siebie rolę mistrzyni lub mistrza ceremonii.

Krok 11: Podsumuj i wyciągnij wnioski

Podsumowanie, czyli ewaluacja, to bardzo ważny element projektu. Pozwala spojrzeć na to co się wydarzyło i zrozumieć na ile udało Ci się osiągnąć planowany cel, co wyszło zgodnie z planem, a co można by zrobić inaczej następnym razem. Ewaluację zazwyczaj robi się pod koniec projektu, choć możesz ją robić na bieżąco np. w trakcie spotkań zespołu organizacyjnego.

Po zakończeniu wydarzenia trzeba rozliczyć je finansowo. W zależności od ustaleń wynikających z  umów, trzeba załączyć odpowiednią dokumentację, np. faktury.

Ewaluacja zewnętrzna, np. na potrzeby partnerów czy sponsorów, powinna zawierać informacje takie jak:

  • cel wydarzenia (jako przypomnienie)
  • liczba uczestników
  • liczba kibiców
  • opinie uczestników i kibiców o wydarzeniu – można je zebrać ustnie albo na podstawie krótkiej ankiety do wypełnienia
  • krótki raport medialny – gdzie i kiedy ukazały się wzmianki o wydarzeniu, najlepiej załączyć wycinki albo linki do stron internetowych; takie informacje mogą być później bardzo przydatne w rozmowach zarówno z samorządem (podkreśla to Twoją aktywność w działaniu), jak również z potencjalnymi partnerami czy sponsorami
  • pokazanie w jaki sposób zaprezentowano sponsora na wydarzeniu (zdjęcia)
  • krótkie podsumowanie finansowe
  • wnioski na przyszłość.

Warto też przeprowadzić ewaluację wewnętrzną na własne potrzeby. Najlepiej zebrać zespół organizacyjny i przedyskutować wszystkie kwestie. Można wtedy zastanowić się m.in. nad:

  • celem wydarzenia – czy został odpowiednio sformułowany?
  • liczbą uczestników i kibiców
    • czy udało przyciągnąć się tyle osób ile planowaliście?
    • jeśli tak – co zadziałało najlepiej?
    • jeśli nie – co można zrobić, żeby następnym razem przyszło więcej osób?
  • jak wyglądał sam przebieg wydarzenia? Czy wszystko poszło zgodnie z planem? Czy zdarzyły się jakieś nieprzewidziane sytuacje?
  • czy udało się Wam zmieścić w budżecie?
  • co wyszło świetnie?
  • a co warto poprawić następnym razem?

Spisanie tych spostrzeżeń w kilku punktach może być pomocne przy organizacji kolejnych wydarzeń – dla Ciebie, ale również dla innych pracowników Orlika oraz wolontariuszy.

Opracowano na podstawie:

Materiały do pobrania - wymagane logowanie
  • Przykładowy_kosztorys
  • Przykładowy_plan_pracy
Komentarze